斯曼特公司報表系統案例分享

業務需求

斯曼特企業股份有限公司發展30年以來,隨著事業版圖拓展,企業決策者對各營業據點資料的分析需求更加提高,從多個角度審視資料以了解企業優勢與商機。由於原先並無資料倉儲架構,資料分散在各個獨立的IT系統,使得資料查詢效率低落且無法直接匯出全面性的整合資訊。

各系統所提供的報表格式無法滿足決策者的需求,不管是仰賴資訊人員人工調整或是聯繫IT系統廠商客製報表,皆有時效及後續維運上的不便。例如前一營業日的資料,需要花費當日一整天(近5個小時)的作業時間,才能整理出所需的報表,代表決策者最快需等到當天下午才能獲得前一營業日的績效報告。

而花費大量人力及時間所整理的報表經常僅適用於當下一次性的需求,因為每天都有最新資料須納入統計,決策者需要的統計方式可能也有所變化,故無法重複利用這些報表。如何快速獲得最即時的統計結果與多樣化的分析報表,是該企業現正面臨的難題。

而作為分析基礎的大量資料,其來源是經由各門市前線人員於IT系統上人工手動登打而來。這些營運資料儲存於分散的IT系統,因此需由負責人員人工逐一查看各IT系統,監督門市前線資料登打狀況以維持資料完整性。

若能將資料透過系統定時自動收集,再轉化為統計圖表清楚呈現於圖形化介面,將可大幅強化資料收集流程,延伸提供更加完整、貼進事實的統計數據。

預期目標

  • 打造一個報表系統,負責自動收集各分店營業資料,並能提供使用者輕鬆產製各種精美圖表呈現統計結果。
  • 可集中管理各分散平台的IT系統資料,整合至單一目的地資料庫,並建置資料市集(Data mart)。
  • 作業可設定自動排程,於凌晨執行前一營業日的資料收集與統計作業,並於上班時間之前完成。
  • 支援快速產生決策者所需之各類分析報表,取代大量人工作業。
  • 透過自動化整合資料及報表呈現,管理者可監控各門市資料登打情形,維護資料完整性,提升統計正確度。

解決方案

運用 Trinity 自動化高效整合ERP系統、營業資訊系統、客戶到店資訊(Access資料庫),彙整至單一目的地資料庫做為基礎建設,再結合 Tableau 智慧視覺化資料呈現,滿足企業各式即時統計分析資料之報表需求。

達成效益

Trinity 導入後,自動排程作業於凌晨結算前一營業日的資料,使決策者每天一進公司,就可立刻取得前一日的營業績效。以往需要投注所有人力產製分析報表並且最快需等到當天下午三點過後才可完成,此現象於 Trinity 導入後便完全克服,使決策者當天一早即可輕鬆獲得。

透過設計每日及每月自動排程,於上班時間之前自動彙整20間分店於各IT系統上的所有銷售紀錄、來客數、人力分配、消費金額、消費頻率、活動效益等資料,藉由 Trinity 進行商業邏輯計算及規則判斷,將處理後的資料儲存於單一資料庫,提供企業自由選擇資料標的並快速產製出各式各樣不同功能及不同時間區間的精確報表。而除了依照企業自訂需求產製報表之外,Tableau強大的線上分析處理技術(OLAP)可望協助企業分析消費行為、找出潛在會員,從中挖掘高於預期的商業機會。

專案執行過程中,由於團隊與客戶合作順利,專案中各個階段目標均提早達成,僅耗時原計畫時程的85%,即已完成系統上線。斯曼特企業股份有限公司財務長賓雪玉表示:「Trinity的導入使企業由傳統人工收集分散資料提升為自動收集整合並統計資料,節省許多產製報表的人力及時間,且報表更加彈性且多樣化,使決策者能隨時針對企業營運狀態獲得極高的掌握度。」